Fachkräftemangel noch nicht – aber sehr bald – ein Weckruf (Teil 2)

Im Teil 1 haben wir die Möglichkeit besprochen, wie es gelingen kann, im eigenen Arbeitsumfeld effizienter zu werden, die Mailflut einzudämmen und den Aufwand für Besprechungen zu reduzieren. Im Teil 2 wollen wir darauf eingehen, wie man die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und den Abteilungen optimieren kann.

In der Produktion gibt es genau festgelegte Abläufe und Anweisungen, wie ein Produkt hergestellt werden soll. Dort sind die Prozesse stabilisiert, dokumentiert und visualisiert. Dies halten wir in den indirekten Bereichen für nicht nötig. Jeder arbeitet so, wie er es denkt, liefert dann ab, wenn er fertig ist und in der Qualität, die er selbst in der Lage ist zu produzieren.

Entschuldigung – wir produzieren ja nichts in der Administration.

Nein – tun wir nicht!

Oder doch?

Auf jeden Fall wird nicht nach Arbeitsplan gearbeitet oder just in time zu einer genau definierten Qualität geliefert. Das brauchen wir nicht? Doch, wir müssen allmählich mal anfangen, die administrativen Prozesse wie Produktionsprozesse zu behandeln – denn wir brauchen mehr Effektivität und Effizienz in unseren Bürofluren, um den Fachkräftemangel zu reduzieren und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Es geht nicht um Takt in der Administration sondern um Fluss und Lieferung in time. Durchlaufzeit, Schnittstellen und Flexibilität sind die Prinzipien.

Nein?!?

Doch, wir müssen!!!

Ich höre schon die Mitarbeiter in der Entwicklung und in der Konstruktion stöhnen. Bei uns ist kein Projekt wie das andere – also kann man hier auch keine Prozesse definieren, geschweige denn standardisieren. Und doch sind 70 – 80% der Tätigkeiten Routine- und Wiederholtätigkeiten, bestehen aus unsinnig langen Besprechungen und berufsfremden Tätigkeiten wie z.B. Sekretariats- und Reisebürotätigkeiten. Die Prozesse rund um die eigentliche Konstruktions- und Entwicklungstätigkeit zu definieren und zu standardisieren spart den Mitarbeitern wertvolle Zeit, genauso, wie der Konstruktions- und Entwicklungsprozess nach festen Regelabläufen und Gates ablaufen sollte, um Fehler zu vermeiden oder sie schneller zu erkennen und die Arbeiten qualitativ und zeitlich hochwertig fertigen zu können und um Schnittstellenprobleme, z.B. zur Prototypenfertigung oder zu Fertigung zu vermeiden.

Ich höre schon die Chefs der Personalabteilung, der IT oder des Controllings stöhnen: „Wir produzieren nichts – bei uns kann man nichts optimieren.“ Die schönste Formulierung, die ich häufiger und wechselweise von dieser Fraktion höre lautet: „Herr Wiegand, ohne uns läuft hier nichts“, und wenn ich dann frage, was für Produkte stellen Sie her oder bieten Sie als Dienstleistung an? Dann sehe ich meist nur große Fragezeichen in den Augen.

Hallo – sind Mitarbeiter einstellen, Mitarbeiter fördern, Mitarbeiter beraten keine Dienstleistungen, keine Produkte oder sind Kennzahlen erarbeiten, Sachverhalte aufzeigen, Zahlen zur Entscheidungsfindung aufbereiten keine definierten Produkte oder sind Software einführen, Schulungen abhalten und Supportfunktionen ausfüllen keine Produkte? Natürlich sind es Service- und Dienstleistungen und damit auch Produkte. Kann man diese Produkte dann auch beschreiben, effizienter gestalten, standardisieren, Qualitätsanforderungen definieren und die Abläufe visualisieren?

Ja, man kann!

Was ist also der Unterschied zwischen der Produktion von Gütern und den Produkten in den sogenannten indirekten Bereichen?

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Fachkräftemangel noch nicht – aber sehr bald – ein Weckruf (Teil 1)

Solange unsere Fachkräfte und Mitarbeiter im indirekten Bereich weniger als 50% für ihre eigentlichen Tätigkeiten Zeit haben, haben wir keinen Fachkräftemangel. Aber er rollt auf uns zu – gnadenlos und wir tun nichts!

Wann immer ich in Unternehmen komme und wir über Effizienzen im indirekten Bereich sprechen, herrscht erst einmal ungläubiges Staunen nach dem Motto: „Herr Wiegand, aber bei uns ganz bestimmt nicht.“ Meine schon im Focus (Ausgabe Oktober 10/2007) mit Zahlen unterlegte Aussage: „Die Arbeitsproduktivität in der Verwaltung beträgt knapp 50%1)“ wollte keiner glauben, die wenigsten wahrhaben … und wurde und wird von den meisten mit einem „bei uns nicht“ abgetan.

Fakt ist, Sie liegt unterhalb von 50%, gestern wie heute und wenn wir uns nicht bald darum wirklich kümmern und nicht endlich aus unserem Dornröschenschlaf aufwachen, laufen wir in wirkliche Probleme, die die Existenz unseres Businessmodells Deutschland gefährdet.

Nun meine lieben Ungläubigen und „bei uns nicht“-Freunde – aufwachen: Die Fakten kommen. Nach einer Studie der Hochschule AKAD Leipzig2) verbringen im Büro tätige einen ganzen Tag in der Woche mit Besprechungen und einen ganzen Tag pro Woche mit der Bearbeitung von Mails. Glauben Sie nicht? Der Beweis: Nach einer Umfrage von Varonis 20123) bekommen

  • 4,8% 300 – 500 Mails pro Tag,
  • 17,6% 100 – 300 Mails pro Tag,
  • 44,8% 50 – 100 Mails pro Tag und
  • 32,8% 1 – 50 Mails pro Tag.

Nach einer Umfrage von Mimecast und Microsoft Exchange von 20124) sind davon 61% der Geschäftsmails aus Sicht des Empfängers unnötig, 25% sind immerhin nützlich und nur 14% sind „wirklich wichtig“.

Das heißt noch mal im Klartext: Fast 70% der im Büro tätigen Mitarbeiter bekommen mehr als 50 Mails/Tag.

Bleiben wir nur bei dieser Zahl 50 Mails. Die Bearbeitungszeit einer Mail dauert im Schnitt 1 – 2 Minuten – und für die Schlauberger, die jetzt denken, ich brauche nur 10 Sekunden pro Mail noch eine kleine Zusatzinformation. Sie gehören bestimmt zu den 70%, die mehr als 50 Mails bekommen und jederzeit ihre Mails abfragen. Die zusätzliche geistige Rüstzeit bei normaler Bürotätigkeit durch 1 Mail beträgt 64 Sekunden. Dies hat der Psychologe Thomas Jackson von der Universität Loughborough4) berechnet.

Daraus folgt im günstigsten Fall, dass die Bearbeitung der angenommenen 50 Mails/Tag mindestens 2 Stunden dauert, also 10 Stunden in der Woche oder 55 Arbeitstage, d.h. 1 Arbeitstag pro Woche verschlingt (siehe auch die Studie der Hochschule AKAD Leipzig)2).

Zieht man in Betracht, dass die Bearbeitung von 61% der Mails reine Zeitverschwendung sind. Dies entspricht 6 Stunden in der Woche oder 38 Tagen im Jahr oder 17% mehr Zeit für den Mitarbeiter.

Untersuchungen haben gezeigt, dass bei Ingenieuren und Entwicklern, die konstruktiv oder an komplexen Problemen arbeiten, die geistige Rüstzeit sogar bis zu 12 Minuten beträgt. Bei dieser Personengruppe kommen schon bei nur 25 Mails/Tag und 10 Minuten geistiger Rüstzeiten 250 Minuten zusammen, dass macht schon 50% des Tages aus. Bei einem Durchschnittsgehalt von 100.000 € macht das 50.000 €/Mitarbeiter für Mailbearbeitung!

Eliminieren wir also für diese Personengruppe diese 61% nicht notwendiger Mails, würde diese statt 25 nur 10 Mails bekommen und würde damit 120 Minuten mehr Zeit für ihre eigentliche Aufgabe haben. Konzentrieren wir dann noch die Mailbearbeitung auf morgens und nachmittags, lassen sich nochmal 100 Minuten sparen.

Nun, was ist zu tun um diese E-Mail-Flut zu bekämpfen?

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Fachkräftemangel

Am Donnerstag, den 29.11.2012 wurde ein Bereicht im ZDF heute Journal gesendet, der zum Inhalt hatte: Es gibt keinen Fachkräftemangel in Deutschland.

Ich würde sagen ja und nein.

Ich hatte vor 4 Jahren selbst Focus geschrieben, dass wir heute keinen Fachkräftemangel in Deutschland haben. Das stimmt und dabei bleibe ich. Dabei liegt die Betonung auf heute.

Meine Argumentation damals wie heute:

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