Das Besprechungschaos Teil 2

Ich wünsche Ihnen ein erfolgreiches Jahr 2021 bei hoffentlich bester Gesundheit.

Wie angekündigt, hier nun die Fortsetzung zum Besprechungschaos:

Ein aktives Besprechungsmanagement

  • spart Zeit und damit erhebliche Kosten
  • erhöht die Informationsgeschwindigkeit und Informationsdichte
  • verbessert die Kommunikation untereinander und motiviert Mitarbeiter
  • spart über 50% der bisherigen Besprechungszeiten und über 50% der internen Mails

Wir unterscheiden 3 Besprechungsformen:

  • Regelmeeting
  • Themenmeeting
  • Workshop

Das Regelmeeting

Wir fassen alle regelmäßig stattfindenden Treffen, wie beim Shopfloor Management in der Produktion, in Whiteboard Meetings zusammen.

Wir nennen das Informations-Management.

Das heißt, wir bauen wie beim Shopfloor Management eine tägliche Informationspyramide auf

  • die Teamleiter treffen ihre Mitarbeiter z.B. um 8:00 Uhr und diskutieren den Stand z.B. der Projekte, was gut gelaufen ist oder wo Probleme aufgetreten sind.
  • im Abteilungsmeeting berichten diese dann darüber, was geschafft wurde und wo Probleme aufgetreten sind. (8:30 Uhr)
  • diese Informationen nimmt dann der Abteilungsleiter in sein Bereichsmeeting mit (9:00 Uhr). Der dann seine Entscheidungen trifft, wie dieses oder jenes zu handhaben ist und welche Themen er dann in die Besprechung mit der Geschäftsführung mitnimmt.
  • dieser kann dann in dem Meeting mit der Geschäftsführung seine Informationen mit seinen Kollegen austauschen und je nachdem Entscheidungen treffen, wie das oder jenes Problem gelöst werden soll (9:30 Uhr)
  • wenn es wichtig ist, informiert der Bereichsleiter seine Führungskraft über diese Entscheidung direkt, wenn es ganz eilig ist oder erst am nächsten Tag

Das heißt, um spätestens 10.00 Uhr sind alle im Unternehmen über alles, was wichtig ist informiert und brauchen keine darüberhinausgehenden internen Informationen.

Hierbei muss darauf geachtet werden, dass die Informationen nicht nur rauf aggregiert werden müssen, sondern auch wieder an die Basis gelangen sollen.

Die Moderation dieser Treffen sollte nicht z.B. der Abteilungsleiter übernehmen, sondern dies sollten die anderen Teilnehmer – in diesem Fall die Teamleiter – abwechselnd übernehmen. Denn der Abteilungsleiter muss zuhören und sich darauf konzentrieren, Fragen zu stellen und Zusammenhänge zu begreifen.

Das Informationsboard sollte mit allen wichtigen Informationen der Abteilung bestückt sein, so dass sich andere Mitarbeiter z.B. über den Projektfortschritt informieren können, ohne dass wieder eine Mail notwendig wird.

In einigen Unternehmen, in denen wir das eingeführt haben, konnten bis zu 60% der internen Kommunikationszeit eingespart werden.

Das Themenmeeting

Die Themenmeetings sollten zu gewissen Themenschwerpunkten einberufen werden.

  • die Agenda, sowie die benötigten Unterlagen sollten 2 Tage vorher versendet werden.
  • zu jedem Agendapunkt muss ein Zeitbudget (10 -20 Minuten) bestimmt werden, in der die Ergebnisse der vereinbarten Maßnahmen präsentiert, kurz diskutiert und dann die weiteren Maßnahmen mit Verantwortung und Abarbeitungszeitraum festgelegt werden.
  • ein Moderator, der für das Zeitmanagement und das Festhalten der Ergebnisse verantwortlich ist, muss vorher ausgewählt werden.
  • das Treffen sollte 1 maximal 1,5 Stunden dauern

Nun werden viele sagen: „Das geht doch gar nicht, man muss doch Zeit haben die Sachen zu diskutieren!“

Nein, muss man nicht.

Denn in diesen Treffen ist es wichtig, bestimmte Probleme oder Projekte zu managen und nur über die Ergebnisse zu diskutieren. Es geht nicht darum hier Probleme zu lösen. Dies muss und soll in den Arbeitsgruppen geschehen, die um das Projektteam gebildet werden, um ganz gezielt die notwendigen Aufgaben abzuarbeiten. Hierzu dient der Workshop.

Der Workshop

Der Workshop wird rein Aufgabenbezogen einberufen und sollte nur ein kleines Team von maximal 2-3 Mitarbeitern umfassen. Sollte Fachwissen von anderen Bereichen notwendig sein, kann man diese jederzeit für ein Meeting oder für einen vorgeplanten Zeitraum hinzuzuziehen.

Die Agenda mit dem Ziel des Treffens und eventuell notwendige Unterlagen sollten 1 Woche vorher versendet werden.

Auch hier sollte ein Moderator benannt werden, der für ein gewisses Zeitmanagement und das Festhalten der Ergebnisse verantwortlich zeichnet. Es sollte maximal 3 Stunden dauern.

Bitte denken Sie daran, dass Besprechungen von vielen als deren persönlicher Bereich gesehen wird und einen Eingriff darin zu ernsthaften Problemen führen kann.

Und denken Sie bitte daran, dass eine neue Besprechungskultur nur mit dem Chef selbst eingeführt werden kann.

Und machen Sie ihm bitte auch klar, dass er das dann auch so leben muss.

Denn als Leser der Wiegands Warte wissen Sie ja:

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist …

Die Vorbildfunktion der Führung

Sonst wird das nix mit der Umsetzung…!

Bleiben Sie uns gewogen – bleiben Sie lean!

Ihr Dr. Bodo Wiegand

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