Das Besprechungschaos Teil 1

Eine Studie sagt, dass die Mitarbeiter im administrativen Bereich im Durchschnitt 1 Tag in der Woche in Meetings sitzen und sich darüber hinaus beschweren, dass sie nicht informiert werden.

Nach unseren Untersuchungen sitzen die Führungskräfte sogar 2,7 Tage in Besprechungen.

Die Sitzungen dauern in mehr als 80% der Fälle 1-2 Stunden.

Wir haben Führungskräfte kennengelernt, die bis zu 4,5 Tage in Meetings sitzen.

Wobei diese meist so aussehen

  • es wird keine Agenda vorab verschickt
  • wenn überhaupt gibt es eine Agenda oder ein grober Überblick über die Themen im Meeting selbst
  • die Zeiten, wie lange über das Thema x/y diskutiert werden soll, werden vorher nicht festgelegt, noch werden diese dann eingehalten
  • die Ergebnisse und Entscheidungen werden nicht im Meeting festgehalten, sondern nur in ungefähr 30% der Fälle später protokolliert.
  • die Verantwortung, was bis wann von wem erledigt werden muss, um die Entscheidung oder die verabschiedete Maßnahme umzusetzen, wird nicht festgehalten
  • der Stand der Umsetzung der festgelegten Maßnahmen wird im nächsten Treffen meist nicht nachgehalten
  • in über 50% der Fälle dauern die Besprechungen länger als geplant
  • in über 40% kommt irgendein Teilnehmer zu spät
  • in mehr als 90% der Fälle bekommt ein Teilnehmer entweder eine Nachricht oder schreibt eine/mehrere bzw. verlässt das Meeting, um zu telefonieren
  • meist kann man beobachten, dass viele Teilnehmer zu vielen besprochenen Themen keinen Beitrag leisten können

Was für eine unglaubliche Verschwendung von Zeit und Ressourcen!

Eine kleine Rechnung:

Nehmen wir an, ein halbstündiges Meeting mit 6 Teilnehmern kostet das Unternehmen 150€.

Verlängert sich das Meeting um eine weitere halbe Stunde, sind das schon 300€.

Rechnet man dann darauf, dass die Mitarbeiter ja währenddessen dem Unternehmen nicht zur Verfügung stehen und einen anderen vielleicht wertschöpfenden Beitrag hätte leisten können, macht das schon 450€.

450€ für was????

Die Kosten für Meetings genauso wie die Kosten für interne Mails, haben wir jetzt schon in mehreren Unternehmen ausgerechnet. Immer mit dem gleichen Erfolg:

„Das kann doch gar nicht sein, da haben Sie sich verrechnet Herr Wiegand!“

Nein haben wir nicht!!!!!

Wenn die Führungskräfte nicht verstehen, dass Besprechungen Geld kosten und jedem seinen Besprechungswahnsinn ausleben lassen, den die meisten nach dem Motto praktizieren:

„Seht mal, wie wichtig ich bin! Ich sitze den ganzen Tag in Besprechungen!“

So lange „meeten“ wir uns dumm und dämlich und verschwenden Zeit und Ressourcen! Jeden Tag, jede Woche, jeden Monat und jedes Jahr!

Die interne Kommunikation (Besprechungen, Mails, Telefon) nimmt in manchen Unternehmen bis zu 30% der Zeit aller Mitarbeiter in Anspruch. Das sind 30% der administrativen Kosten. Bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern im Office Bereich macht das 1,8 Mio.€ (bei durchschnittlichen Kosten von 60.000€ pro Mitarbeiter).

Mit unserem Abteilungscockpit decken wir solche Verschwendungspotentiale gnadenlos auf und gestalten dann eine neue Besprechungskultur.

Bei der nächsten Wiegands Warte erläutern wir 3 Besprechungsformen, mit der Sie eine neue Besprechungskultur etablieren können.

In diesen Zusammenhang verzeihen Sie mir bitte einen kleinen Werbe Block- aber ich bin immer wieder begeistert über die Erfolge, die wir mit der Methode Abteilungscockpit erreichen.

Mit der Methode der Wertstromanalyse optimieren wir die Unternehmensprozesse wie z.B. den Auftragsabwicklungsprozess schnittstellenübergreifend auf der Aufgabenebene.

Mit der Methode Abteilungscockpit gelingt es uns, die Verschwendung innerhalb der Abteilungen auf Tätigkeitsebene zu identifizieren und bei der Beseitigung dieser, alle Mitarbeiter mit einzubeziehen sowie alle Probleme innerhalb und an den Schnittstellen der jeweiligen Abteilung aufzudecken.

Danach können alle Mitarbeiter der Abteilung daran arbeiten diese Potenziale zu heben.

Mehr nicht… aber doch soooooooo viel!

Bleiben Sie uns gewogen – bleiben Sie lean!

Ihr

Dr. Bodo Wiegand

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