Der Wahnsinn hat zwei Namen – Mail und Meeting

Wenn wir die Prozesse in den Abteilungen untersuchen und optimieren, stellen wir häufig fest, dass der größte Zeitfresser Mails und Meetings sind.

Wenn Sie mehr als 8 Stunden pro Woche in Meetings sind oder mehr als 20 Mails pro Tag aus Ihrer Organisation bekommen, können Sie davon ausgehen, dass etwas in Ihren Prozessen schiefläuft – dann sind Sie nicht prozesssicher.

Jede Mail die Sie bekommen, die sich mit einem alltäglichen Problem beschäftigt, zeigt einen Qualitätsmangel in Ihren internen Prozessen.

Wenn unsere Fertigungen so organisiert wären wie unsere administrativen Prozesse, würden wir nichts an unsere Kunden liefern können außer Schrott.

In vielen Organisationen sind es ja nicht 20, sondern mehr als 50 Mails pro Tag, die hin oder her gesendet werden.

  • 50 mal wo jemand eine Rückfrage hat
  • 50 mal wo jemand eine Information von Ihnen benötigt
  • 50 mal wo jemand Sie informieren möchte
  • 50 mal wo jemand Ihnen mitteilt, was er gemacht hat und Sie in den Kreis der „Verschwörung“ einbezieht
  • 50 mal wo jemand seine Entscheidung sozialisiert, in dem er Sie mit in den Verteiler nimmt.

Diese liebe ich ja besonders… Hinterher kann er ja immer sagen „Sie haben es ja gewusst“…

50 mal ein offensichtliches Qualitätsproblem, das wir ignorieren.

Warum tolerieren wir das einfach? Warum halten wir nicht den Prozess an und verbessern ihn wie in der Fertigung das Montageband, wenn jemand ein Problem hat?

Anscheinend haben wir sehr viele Probleme in unserer Administration – in unseren internen Geschäftsprozessen – aber wir halten das Band nicht an, sondern machen einfach weiter. Treffen uns in Meetings, die nichts bringen – sonst würden wir nicht so viele Mails bekommen – und tolerieren einfach unsere Prozessprobleme, unsere fehlende Prozesssicherheit. Warum???

Ich habe keine Ahnung, ich kann mir nur vorstellen, dass sich diese „Manager“ wichtig und wertvoll fühlen, wenn sie 50 Probleme am Tag geregelt haben und sie das Gefühl haben, gebraucht zu werden.

Und wenn dieser Supermanager dann mal 10 Tage Urlaub hatte? 500 Mails auf seinem Account und die Firma steht immer noch?

Aber was können wir tun?

Nun, warum funktioniert es in der Fertigung, ohne dass jeder Mitarbeiter 50 Mails bekommt?

Ganz einfach – weil es Workflows also Wertströme gibt, die fest installiert sind also Regeln, die nicht verlassen werden dürfen.

Und warum gibt es diese nicht bei den Geschäftsprozessen?

Für den administrativen Prozess gibt es vielleicht Workflows – doch anscheinend werden sie ja gar nicht gelebt. Dafür gibt es ja Mails- und Meetings – geht doch schneller!!!

Aber es wäre doch ganz einfach…

Man startet mit der „5S Methode“ für die administrativen Prozesse, dem Abteilungscockpit.

Dann wissen wir, wer was macht, wo welche Informationen generiert, welche Informationen, mit welcher Informationsdichte und welchem Informationsgehalt, wann und wo benötigt werden. Auf dieser Basis erarbeitet man dann eine neue Informations- und Meetingstruktur.

Ähnlich zum Shopfloor Management implementiert man dann ein tägliches Informationsmanagement für einen geregelten hierarchieübergreifenden Informationsaustausch.

Danach werden dann die abteilungsinternen Prozesse mittels der Wertstromanalyse optimiert.

Damit identifiziert man dann auch alle abteilungsübergreifenden Probleme, kann sie benennen und die Auswirkungen beschreiben.

Danach definiert und optimiert man die schnittstellenübergreifenden Prozesse mittels Wertstromanalyse und implementiert diese in einer prozessorientierten Organisation.

Das klingt sehr einfach – ist es aber nicht!

Doch es ist der einzige Weg, Prozesssicherheit in den administrativen Prozessen zu etablieren und auf dieser Basis mit der Digitalisierung von administrativen Prozessen zu beginnen.

Die Investition in Ihre „50 Mails pro Tag Prozesse“ zu digitalisieren können Sie sich sparen, denn dies ist pure Verschwendung.

Bleiben Sie uns gewogen – bleiben Sie lean.

Ihr B. Wiegand

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