Optimierung der eigenen Abteilung – geht das??

Lean Administration einführen

Die Frage, die immer wieder an mich herangetragen wird, lautet: “Wie kann ich im administrativen Bereich meine Mitarbeiter aktivieren, ähnlich wie es mit der 5S Methode in der Produktion funktioniert hat?“

Eine weitere immer wieder gestellte Frage lautet: „Kann man seine eigene Abteilung optimieren und Lean Administration einführen, ohne dass im gesamten administrativen Bereich Lean eingeführt wird??“

Nun, was muss ich tun, um die Mitarbeiter in den administrativen Bereichen zu aktivieren, sich mit dem Thema Verschwendung zu beschäftigen, in ihren Bereichen Verbesserungsaktivitäten selbstständig anzustoßen und die neuen Standards zu leben?

Wie ich schon häufig angemerkt habe, halte ich von zwangsweise angeordnetem Aufräumen des Schreibtisches gar nichts. Für uns ist dies ein Eingriff in die Privatsphäre. In der Produktion zwingen wir ja auch nicht die Mitarbeiter ihren Spint aufzuräumen.

Angewendet und eingeübt wird die 5S Methode allerdings in den sozialen Bereichen, wie z.B. in der Kaffeeküche oder in Besprechungsräumen etc.

Wenn die Mitarbeiter es dann in Ihrem Arbeitsbereich freiwillig machen, dann ist das etwas anderes und sollte natürlich in jedem Fall geduldet werden.

Lean Administration Basics

Viel wichtiger in den administrativen Bereichen ist die Beschäftigung mit den Zeitfressern wie zum Beispiel:

  • Teilnahme an Besprechungen
  • Erhalt von Mails
  • Warten auf Informationen
  • Fehlende Informationen
  • Suchen von Informationen
  • Doppelarbeit
  • Unklare Zuständigkeiten
  • Warten auf Genehmigungen

etc.

Wie schon früher beschrieben, stehen uns hier die vom Lean Management Institut entwickelten Methoden

  • Besprechungsstrukturanalyse
  • Tätigkeitsstrukturanalyse
  • Wertstromdesign
  • Informationsstrukturanalyse
  • Ablagestrukturanalyse

zur Verfügung.

Doch dies sind Methoden, bei denen meist alle Bereiche mit einbezogen werden müssen und man nicht nur seine Abteilung optimieren kann.

Gibt es also in einem Unternehmen Führungskräfte, die ihr Königreich verteidigen wollen und nicht mit einer Optimierung der administrativen Bereiche einverstanden sind, dann kann man als einzelne Abteilung diese Methoden kaum anwenden.

Methodisch ist also die Frage zu beantworten: „Wie kann es gelingen, eine einzelne Abteilung aus sich selbst heraus zu optimieren, ohne dass andere Abteilungen und Kollegen mit einbezogen werden oder andere Schnittstellen betroffen sind?“

Diese immer wieder gestellte Frage haben wir aufgegriffen und eine neue Methode entwickelt, die es möglich macht, die Mitarbeiter in der eigenen Abteilung zu aktivieren und Prozesse und Abläufe zu optimieren.

Wir nennen sie Abteilungs-Cockpit.

Da die Wiegands Warte keine Akquisitionsbasis sein soll, sondern nur über die neuesten Entwicklungen, Probleme und Erfolge berichten möchte, darf ich Sie bitten, dies als reine Information aufzunehmen und nicht als Akquisition zu verstehen.

Deshalb nur folgende Informationen zum Abteilungs-Cockpit:

Hierbei betrachten wir die internen Prozesse, die externen Schnittstellen, die Probleme und die Zeitfresser in der Abteilung selbst.

Die möglichen Optimierungsansätze werden durch diese Methode aufgedeckt und den Mitarbeitern und Führungskräften aufgezeigt, so dass Mitarbeiter und Führungskräfte alle Probleme der Abteilung kennenlernen und dann daran arbeiten können diese zu beheben, neu zu optimieren oder die Prozesse neu zu gestalten.

Das heißt, die Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und allen Mitarbeitern wird durch das gemeinsame Heben der möglichen Potentiale gestärkt und die zukünftige Zusammenarbeit verbessert.

Mit der Abteilungs-Cockpit Methode werden in der Regel 10-15 % Potenziale in den jeweiligen Abteilungen aufgedeckt. Hierdurch ist es möglich, den eigenen Hof zu kehren und seine Abteilung zu optimieren, ohne dass andere Abteilungen betroffen oder berührt werden.

Dies wiederum bildet Ausgangsbasis dafür, die Probleme an den Schnittstellen zu identifizieren, zu beschreiben und dann andere Abteilung diesbezüglich anzusprechen – denn die eigenen Prozesse sind ja nachweislich optimiert -.

Dies kann der Ausgangspunkt für weitere Optimierungsansätze von anderen Abteilungen sein und kann so „bottom up“ zu einer Optimierung weiterer administrativen Bereiche führen.

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