Point-Kaizen in der Administration – ein Desaster

Ich bin ja wirklich ein geduldiger Mensch, aber was ich diese Woche wieder erlebt habe.

Einfach unfassbar.

Da erzählt mir ein Geschäftsführer ganz stolz, dass sie jetzt Lean Administration einführen, aber nicht so richtig weiterkommen und er fragte, wie man denn den Mindset der Mitarbeiter nur verändern könnte, ich wäre doch der Spezialist in diesen Fragen. Nach meiner Frage, „Was haben Sie denn bisher gemacht?“, kam wie aus der Pistole geschossen ganz stolz „5S im Büro – das ganze Programm. Büros und Schreibtische aufgeräumt, reihenweise Kühlschränke, Kaffeemaschinen, Drucker und Blumen entfernt, Clean Desk eingeführt und, und, und.“

Dann habe ich ihn gefragt, wie er Lean in der Produktion eingeführt hätte. „Da haben wir die Arbeitsbereiche identifiziert und dann 5S gemacht“. „Ach so, Sie haben nicht die Spinte der Mitarbeiter aufgesperrt, die Fotos entfernt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorgeschrieben, wie sie ihre Hosen aufhängen sollen und wo sie ihr Portemonnaie hinlegen sollen?“ „Nein, natürlich nicht“, war seine empörte Antwort. „Ach so, und warum machen Sie dieses mit ihren Mitarbeitern in den Büros?“ „Sie meinen …“ „Ja, ich meine …“ Da hat er es verstanden.

Haben sie es da draußen jetzt auch verstanden?

Verlangen Sie von jedem Berater, der Sie in eine solche Aktion gestürzt hat, das Geld zurück. Diese sogenannten Lean-Berater haben keine Ahnung von Lean und haben eines sicher geschafft: Sie haben den Mindset ihrer Mitarbeiter nachhaltig verändert, aber sicher nicht in die Richtung, in die sie wollten, sondern sie denken jetzt

Lean ist Schei …

und nicht

Lean hilft uns – Lean spart mir Zeit – Lean ist gut.

Mit dem Geschäftsführer und seinen Kollegen, die er dann gerufen hat, haben wir das dann besprochen. Wie man die Kuh wieder vom Eis bekommt und ein positives Gefühl erzeugen könnte.

Das Erfolgskonzept des interaktiven, multimedialen Lernsystems

  • gleichzeitiges Lernen
  • gleichzeitiges Handeln

hat allen sofort eingeleuchtet. Das heißt, wir beginnen mit der Einführung des E-Mail-Knigges und der Besprechungskultur. Parallel dazu führen wir eine Informationsstruktur- und Besprechungsstrukturanalyse durch.

Gleichzeitig werden die Sozialbereiche verschönert, große Kühlschränke mit Fächern für jeden Mitarbeiter angeschafft und gute Kaffeeautomaten aufgestellt. Darüber hinaus werden – wo es Sinn macht – dezentrale Drucker beschafft. Alles dies, nur um die Stimmung wieder etwas zu verbessern.

Parallel dazu werden im Verhältnis 1 : 15 ausgewählte Mitarbeiter in einem vierwöchigen Programm zum Lean Office Manager ausgebildet. Jeder darf, wenn er will, den Kurs Lean Assistant-Administrator absolvieren.

Alles das, nur um die Stimmung zu verbessern und eine Chance zu bekommen, doch noch über Lean nachzudenken. In diesem Sinne – Lean ist ja doch ganz gut, Lean kann mir Zeit sparen, Lean entlastet mich.

Denn Point-Kaizen in den administrativen Bereichen besteht aus den Elementen

  • 5S in den Sozialbereichen
  • E-Mail-Knigge einführen
  • Verbesserung der Besprechungskultur
  • Standardisieren der Ablagesystems

Diese Elemente, umgesetzt, bringen spürbare Entlastung – im Durchschnitt 1 bis 2 Stunden pro Tag. Dadurch verbindet der Mitarbeiter Lean mit Entlastung und bekommt eine positive Einstellung zu Lean Management und den dann wichtigen Schritten der Prozessoptimierung.

Lean einführen in administrativen Bereichen hat ganz wenig mit Werkzeugen und Methoden zu tun, sondern sehr viel mit dem Verändern des Mindsets der Mitarbeiter. Das Büro und damit die Privatsphäre der Mitarbeiter wird sich mit dem Verändern des Mindsets von selbst erledigen – aber nie zwangsweise von außen.

Vielleicht schaffen wir es noch, diesen Turnaround hinzubekommen. Was mich hoffnungsvoll stimmt, ist der Spirit der Führung, die sofort Nägel mit Köpfen gemacht hat und einen Termin für den Führungskräfte-Workshop und darüber hinaus die Maßnahmen fix verabredet hat.

Schaun wir mal – ich werde berichten.

Das gesamte Lean Management Institut-Team wünscht Ihnen eine ruhige und schöne Osterzeit.

Bleiben Sie uns gewogen – bleiben Sie Lean.

Ihr Bodo Wiegand

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