5 S in der Administration

Letzten Monat kam ein Hilferuf aus einem großen Unternehmen im Westen Deutschlands: „Wir haben 5 S im Büro gemacht und kommen nicht weiter. Wo bleiben die messbaren Effekte, von denen Sie immer berichten?“

Freitag war ich da.

Nun, was war geschehen? Das Unternehmen hatte flächendeckend mit großem Aufwand 5 S in der Verwaltung eingeführt. Die Schreibtische waren aufgeräumt, die Schränke einheitlich visualisiert, die Servicebereiche hervorragend organisiert und die Sitzungszimmer vorbildlich – 5 S im Büro also mit großem Engagement umgesetzt.

Meine Frage nach der Organisation der Ablage physisch und in der IT sowie die Frage nach einem E-Mail-Knigge und der Arbeitsorganisation fielen auf Unverständnis. „Ist das auch 5 S?“ Ja, wie wir es verstehen, eindeutig ja. Für uns besteht 5 S aus mehreren Elementen

  1. Schreibtisch und Büroorganisation
  2. Serviceflächen und Besprechungsräume
  3. E-Mail und Besprechungsknigge
  4. Einheitliche Ablagesystematik, physisch und in der IT
  5. Persönliches Zeitmanagement und Arbeitsorganisation
  6. Qualitätsverbesserungsmaßnahmen und FMEA

Alles dies sind wichtige Punkt-Kaizen-Maßnahmen in den administrativen Bereichen. Sie helfen, das Arbeitsumfeld zu verbessern, die persönliche Effizienz zu steigern, mehr Spaß bei der Arbeit zu haben und mehr Qualität liefern zu können – also den Mitarbeitern bei der steigenden Belastung in den administrativen Bereichen etwas zu entlasten.

Damit sind aber keinesfalls größere Produktivitätssteigerungen verbunden – maximal 3 – 10%. Will man mehr, muss man sich dem Schnittstellen übergreifenden (internen, externen) Fluss-KAIZEN widmen, eine Prozesslandschaft erstellen, Produkte der Abteilungen und Bereiche definieren sowie die Abläufe optimieren.

Im administrativen Bereich finden wir überall Verschwendung, besonders aber an den Schnittstellen unserer selbstgebauten Silos (Abteilungsgrenzen). Diese gilt es zu beseitigen. Doch vermeiden viele Unternehmen den Streit und die Diskussionen mit den Verteidigern ihrer Königreiche. Ein weiterer Ansatz Effizienten zu finden gelingt mit Hilfe der Tätigkeitsstrukturanalyse.

Hiermit kann man die größten Zeitfresser identifizieren und dann gezielt angehen. Es geht kein Weg daran vorbei, 5 S ist und bleibt ein Punkt-KAIZEN-Ansatz mit endlichem Erfolg.

Aber fangen Sie ruhig an. Sie können mich ja dann anrufen …

Bleiben Sie uns gewogen – bleiben Sie Lean.

Ihr Bodo Wiegand

3 Gedanken zu “5 S in der Administration

  1. Ist völlig richtig und treffend, wir verlieren uns häufig in Details, und sehen den Wald vor lauter Bäume nicht mehr. Es ist mnachmal auch notwendig mit unbelasteten Augen von EXTERN auf die Prozesse zu sehen.

    • Ja das sehe ich genauso, das ist gerade die Kunst bzw. die Herausforderung sich nicht in Details zu verlieren und trotzdem auf die Wichtigkeit der ersten Lean Schritte mit 5S hinzuweisen. Dieses auch positiv an die Mitarbeiter zu übertragen und diese zu überzeugen und diese mitzunehmen(ganz wichtig).Klar 5-10 % wird durch 5S erreicht, der Weg muss dann weiter gehen sozusagen über KVP sowie dann über sinnvolle Lean tools. Ich sehe sozusagen nur diesen Weg, an 5S kommen wir nicht vorbei,
      Grüße Klaus Berft

  2. Auch ich kann davon ein Lied singen. Auch in unseren Projekten wird 5S oft belächelt als die Einsteiger-Methode. Oft bleibt dann er Erfolg aus oder die Situation verschlechtert sich. Dann kommt der Hilferuf. Hinterfragt man dann, wie was gemacht wurde, merkt man schnell, dass das gewisse Verständnis und die Philosophie von Lean Management nicht 100%ig verstanden wurde. Wir sagen unseren Kunden oft – nur wer 5S versteht, und es auch richtig anwendet ist bereit für weitere LEAN-Methoden.

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