Fachkräftemangel?

Wiegands Warte August 2011

Haben Sie auch zu wenig Fachkräfte? Oder können Sie schon absehen, dass Sie bald zu wenige haben werden?

Ich behaupte: Wir haben nicht zu wenig Fachkräfte

Noch vor 2 Monaten habe ich mit einem Eigentümer aus dem Mittelstand gesprochen, der Geschäft verloren hat, weil er die benötigten Ingenieurleistungen nicht erbringen konnte. Er wollte 5 neue Fachkräfte einstellen. Zuerst haben wir gemessen, dann Sofortmaßnahmen ergriffen und ein Projekt aufgesetzt.

Nach nur 2 Monaten konnten wir die Leistungen seiner Fachkräfte um mehr als 12% steigern. Ziel ist es, die Produktivität um 25% zu erhöhen.

Nicht durch Arbeitsverdichtung, sondern durch Entlastung der Fachkräfte von Tätigkeiten (kurzfristig), die nicht ihrer Qualifikation entsprechen, durch Neuorganisation ihrer Arbeit (kurzfristig) sowie durch Optimierung ihrer Prozesse (mittelfristig).

Nun, das ist kein Hexenwerk – das ist einzig und allein die Anwendung der Lean Philosophie, „Werte ohne Verschwendung schaffen“, auf den indirekten Bereich, auf Entwicklungs- oder Ingenieurleistungen, auf das Shopfloor Management und auf Service- und Dienstleistungen.

Was heißt das, was machen wir da und wieso klappt das in so kurzer Zeit?

Fachkräfte effizient einsetzen

Zuerst haben wir gemessen, was die Fachkräfte den lieben langen Tag machen. Das Problem im indirekten Bereich ist doch, dass keiner genau weiß, was der oder der macht und wie lange er dafür wirklich braucht. Es gibt kein Zahlen- oder Mengengerüst, wie häufig was gemacht wird; es gibt keine Vorgabezeiten für die unterschiedlichen Tätigkeiten; es gibt Sitzungen, die zu lange dauern und natürlich, on top, die Informationsflut, die für Frustration und Überlastung sorgt.

Wir haben in unserem globalen Netzwerk festgestellt, dass Fachkräfte bis zu 70% Tätigkeiten durchführen, die auch von Assistenten und/oder ausgebildeten Nichtakademikern erledigt werden könnten.

Wir haben festgestellt, dass Fachkräfte im Durchschnitt alle 18 Minuten gestört werden und 8-10 Minuten an geistigen Rüstzeiten brauchen, um dort weiter machen zu können, wo sie gestört wurden.

Wir haben festgestellt, dass bis zu 50% der internen E-Mails auf schlechte Prozesse und vermeidbare Qualitätsprobleme zurück zu führen sind.

Wir haben festgestellt, dass regelmäßige Besprechungen, die länger als 30 MInuten dauern, Verschwendungspotentiale beinhalten.

Nun, was haben wir also gemacht, nachdem wir gemessen haben?

Die Sofortmaßnahmen waren ganz einfach: Alles was nicht fachspezifisch war, hat eine kurzfristig engagierte Assistentin übernommen (Reiseplanung, Statistiken führen, interne Berichte schreiben, E-Mails selektieren, Informationen aufbereiten, Gespräche annehmen, Termine vereinbaren etc.).

Dann haben wir den Fachkräften gesagt, morgens, mittags und nachmittags eine halbe Stunde für Post, E-Mails, Telefon und Besprechungen einzuplanen und zwischendurch keine Störungen zuzulassen. Sofort stieg die Produktivität um 15-20% Jetzt organisieren wir die Prozesse richtig mithilfe der Wertstromanalyse und werden sicher nochmals 10-15% Kapazitäten frei schaufeln können.

Lean Administration contra Fachkräftemangel

Nach 8 Jahren Lean Administration wissen wir, wie was geht. Glauben Sie mir, die Potenziale sind riesig. Allein mit den organisatorischen Maßnahmen, die kurzfristig wirken, können wir den heute vorhandenen Fachkräftemangel beheben. Mittelfristig müssen wir die Prozesse im indirekten Bereich, im Service- und Dienstleistungsbereich sowie den Entwicklungs- und Ingenieurleistungen effizienter und effektiver gestalten.

Dies geht nicht von heute auf morgen. Deshalb müssen wir heute anfangen, das Morgen zu gestalten. Nur so werden wir die Herausforderungen der Zukunft meistern. Nur so werden wir unseren Wettbewerbsvorsprung halten.

Wie das geht? – lesen Sie meine nächste Wiegand’s Warte.

Bleiben Sie uns gewogen – bleiben Sie Lean.

Ihr Bodo Wiegand

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3 Gedanken zu “Fachkräftemangel?

  1. Absolut richtig!!!

    Nach mehr als 20 Jahren Vertriebserfahrung – in diversen Branchen – kann ich dem nur ABSOLUT und ohne(!) Abstriche zustimmen. Ingenieure werden z.B. teilweise mit administrativen Aufgaben „verheizt“, die sie zwar aufgrund ihrer Bildung spielend erledigen können, aber dafür viel zu ineffektiv in ihren (bezahlten) Hauptaufgaben – und Umsatzbringern – sind.

    Und das schlimme daran ist, dass dieses – bewusste – Vorgehen zu Burnout führt, der dann auch noch teuer finanziert wird. Von der Firma, den Kollegen und der ganzen Gesellschaft über Lohnfortzahlung, Mehrarbeit, Beiträge (Kassen, Rente, Versicherung, usw.).

    Grüße aus Essen

    Dipl.-Ing. Roland Günther
    DerBurnoutHelfer

  2. Auch auf die Gefahr hin das Thema zu verzerren, möchte ich an dieser Stelle anbringen, dass der Fachkräftemangel im Sinne des potenziell Einstellenden zu suchen ist. Soll heißen, das sehr wohl (noch) ausreichend Fachkräfte auf dem Markt verfügbar sind. Genau diese Fachkräfte werden aber gar nicht gesucht! Gesucht werden Fachkräfte aus Niedriglohnländern. Deshalb der Ruf aus den Reihen der Arbeitgeber nach Liberalisierung der Grenzpolitik (bezogen auf die Arbeitsmärkte).

    Mein Fazit: Fachkräftemangel = NEIN

    Fachkräftemangel zu Billigpreisen = JA

    Es sollte Jeder Arbeitgeber für sich entscheiden ob es Sinn macht eine ganze Konsumkultur mit dem Ruf nach Chinakräften zu zerstören, vor allem die Verbände sollten sich hhierbei mal an die Nase Fassen…

    In diesem Sinne eine Gesellschatskritik die mit Lean eigentlich nichts zu tun hat, aber bei einer Zielgruppe die sich das Sparen und Steigern auf die Fahne geschrieben hat bringt mein Kommentar villeicht die ein oder andere Verbesserung im Sinne unserer Gesellschaft mit sich.

    Think about…

    mfg Mario Steinwachs

  3. Früher hatten wir Assistentinnen welche für uns Projektleiter viele Krimskrams-Aufgaben übernommen haben.
    Inzwischen müssen wir uns selbst um Mietwagen, Hotels, Stundenbuchungen und die Reisekostenabrechnung kümmern.
    Das ganze wurde ohne Einweisung oder Schulung eingeführt.
    Ich komme mit den Programmen und Tools prima zurecht welche ich in meinem Tagesgeschäft verwende.
    Dienstreisen erfolgen jedoch nur ab und zu und an den dafür notwendigen Softwarepaketen erfolgen ständig Änderungen (andere Mietwagenkonditionen, andere Genehmigungsläufe usw.) und jedes Mal verwende ich eine Unmenge an (unproduktiver) Zeit um den Bürokratismus abzuwickeln.
    Dementsprechend motiviert bin ich in diesen Dingen 🙁

    Einzige „Beruhigung“: es geht nicht nur mir so.

    Joachim Lang

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