Mit Lean Administration aus der Krise

Wiegands Warte 1/2009

Die derzeitige brisante Wirtschaftslage fordert von jedem Unternehmen kluge Strategien, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Gerade jetzt hat Lean Management die richtigen Antworten: Verschwendung beseitigen und die Effizienz steigern, die Kundenwünsche identifizieren und genau erfüllen. So wird im Unternehmen gebundenes Kapital frei und die Wettbewerbsfähigkeit gestärkt. Keine Frage: Unternehmen, die sich jetzt richtig aufstellen, die ihre Ressourcen effizient nutzen, um gezielt die Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen, werden die Krise überwinden und gestärkt aus ihr hervorgehen. Das gilt für nahezu alle Industriezweige und genauso für Dienstleister, Serviceunternehmen oder andere verwaltungsorientierte Organisationen. Messbar wird das an dem Dreiklang aus mehr Effizienz, steigernder Transparenz, und sinkender Komplexität:

Effizienz steigern

Gerade in administrativen Bereichen – vom internen Auftragsabwicklungsprozess über die Vertriebsorganisation bis hin zu Geschäftsprozessen rund um Dienstleistungsangebote – schlummert häufig erhebliches Potenzial. Denn die Wertschöpfung liegt in vielen administrativen Bereichen nur bei durchschnittlich 50 Prozent. Schnittstellenprobleme, eine überbordende Informationsflut, schlecht integrierte IT-Systeme, Unterbrechungen durch Telefon oder E-Mails, unproduktive Besprechungen und Rückfragen, wiederholte Genehmigungsschleifen und Doppelarbeit kennzeichnen die Arbeit an vielen Arbeitsplätzen.

Viele Projekte haben gezeigt, dass Lean Administration die richtigen Methoden bereit hält, um den Wertstrom mit allen Prozessen im Unternehmen auf die Erfüllung der Kundenbedürfnisse abzustimmen und die vorhandenen Ressourcen effektiv und effizient zu nutzen. Lean Management bedeutet im administrativen Bereich, durch konsequente Prozessorientierung die Geschäftsabläufe im Detail leistungsfähig und effizient zu gestalten, um wettbewerbsfähig und mit hoher Qualität arbeiten zu können. Wirkungsvolle Analysen bilden die Basis, um Prozesse neu und transparent zu gestalten, Abläufe zu standardisieren und zu modularisieren und die Kapazitäten genau zu berechnen.

Transparenz erhöhen

Noch immer ist es in vielen Unternehmen so, dass Geschäftsprozesse weitaus weniger transparent sind als Produktionsprozesse. In der Produktion kann man bis auf den Cent genau sagen, wo welche Kosten wie entstehen. Dagegen greift man in den sogenannten indirekten Bereichen – der Administration –  oft auf generelle Zuschläge und die flächige Verteilung auf die Kostenstellen oder Kostenträger zurück. Mit Hilfe der Lean Administration-Methode lassen sich die Prozesskosten für die primären und sekundären Kosten genau den jeweiligen Produkten zuordnen. Damit erhöht sich die Transparenz des Gesamtsystems und Managemententscheidungen werden sicherer.

Auch in Bezug auf die benötigten Kapazitäten steigt die Transparenz. Häufig ist es gerade in indirekten Bereichen abhängig vom jeweiligen Vorgesetzten, wie viele Mitarbeiter für die Bewältigung der Aufgaben benötigt werden. Auf Basis der optimierten Abläufe sowie der ermittelten Mengen- und Zeitengerüste lassen sich die aufgabenspezifisch benötigten Kapazitäten und Qualifikationen festlegen und in der zukünftigen Organisation berücksichtigen.

Komplexität auflösen

Organisationen, die mehrere Standorte mit ihren individuell ausgeprägten Arbeitsabläufen, unterschiedliche Unternehmenskulturen und -prozesse und verschiedene Mentalitäten vereinigen müssen, haben das Problem der Komplexität zu bewältigen. Um die komplexen Abläufe zu durchschauen und die vorhandenen Potentiale und Ressourcen effizient zu nutzen, ist es hilfreich, auf der Prozessebene anzusetzen. Schafft man hier Transparenz, wird die Leistungserstellung besser standardisierbar und steuerbar. Auch Fragen, für welche Bereiche Outsourcing sinnvoll ist oder wie IT-Lösungen zugeschnitten und in die Abläufe der verschiedenen Abteilungen eingebunden werden, sind besser zu lösen, wenn ein genauer Überblick über die in der Realität gelebten Prozesse vorliegt.

Die derzeitige Krise ist genau der richtige Zeitpunkt, um mit Lean Administration zu beginnen.

Bleiben Sie uns gewogen – bleiben Sie Lean.

Ihr Bodo Wiegand

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